Mayor visibilidad y procesos más eficientes con un paquete robusto de soluciones ERP
¿Qué tienen en común el Super Bowl LVI, las bodas de platino de la reina Isabel y Cheesecake Factory? Audiotonix.
Audiotonix, líder pionero del mercado, diseña y fabrica consolas de mezcla de audio profesionales y productos auxiliares para su uso en sonido en directo, radiodifusión, producción teatral, lugares de culto, producción cinematográfica, creación musical y estudios de grabación. Con nueve marcas -y en crecimiento- la compañía necesitaba una visión única de 360 grados del negocio para eliminar los sistemas aislados, mejorar la visibilidad y el control, e impulsar la eficiencia. Epicor Kinetic alojado en la nube respondió a la llamada.
En la actualidad, Audiotonix, el mayor proveedor de consolas de mezcla de audio y accesorios en el mundo, está compuesto por una lista en expansión de marcas galardonadas que cubren una amplia gama de mercados de audio profesional. Con cada nueva adquisición, resultaba más difícil establecer una única fuente de información para toda la empresa.
“Para nosotros, lo más importante era disponer de todos los datos en un único lugar”, explica Gerry Finnon, director de sistemas empresariales/ERP de Audiotonix. Y añadió: “Necesitábamos visibilidad en toda la empresa y la posibilidad de acelerar el cierre de fin de mes”.
Cada una de las marcas de Audiotonix funcionaba con su propio sistema ERP heredado, y varias tenían sistemas financieros diferentes y separados. Como resultado, cada contralor financiero de negocio elaboraba hojas de cálculo a partir de su propio sistema y las entregaba a la dirección del grupo. Después, ese equipo consolidaba las hojas de cálculo. Finnon compartió: "Como parte de nuestro viaje a Epicor, desarrollamos un nuevo plan de cuentas en todo el grupo y a medida que cada empresa migra a Epicor, también adoptan la estructura de organización de cuentas. El resultado final es una mejor visibilidad financiera a partir de un único conjunto de datos básicos y un cierre de fin de mes mucho más rápido." En la actualidad, tres marcas de Audiotonix han migrado a Epicor y el resto está en camino de hacerlo para 2025. Finnon predijo: “A medida que más de nuestros negocios se mueven en línea con Epicor Financial Planning & Analysis (FP&A), es una herramienta esencial para asegurar un cierre financiero preciso y rápido y la presentación de informes de gestión consolidados.”
Otra de las ventajas de disponer de una única fuente de datos es que permite conocer mejor el retorno de la inversión en Investigación y Desarrollo. Finnon explica: "Audiotonix es una organización de investigación y desarrollo. Tenemos casi tantas personas en I+D como en producción y ventas, lo que se refleja en nuestra incesante innovación. Y siempre estamos buscando medir el retorno de esas inversiones. Epicor nos da el poder para hacerlo.”
La disciplina que conlleva el uso de una solución ERP madura crea mejores procesos y mayor precisión.
Epicor Kinetic también ayuda a permitir la gestión del inventario en tiempo real. “Un sitio de manufactura había sido fuertemente impulsado por procesos de backflushing, a menudo fechando el inventario con base en las cantidades de producción y creando un reajuste constante de la cantidad de existencias”, destacó Finnon. "Introdujimos Epicor Mobile Warehouse y ahora todo está en un solo sistema. Cada recolección va en el dispositivo de mano, forzando un proceso físico. No sólo nos ha dado un mejor control de la precisión del inventario en tiempo real, sino que también ha creado un cambio cultural de que nada sale de la tienda a menos que pase por Epicor."
Epicor también ha reforzado los procesos, los equipos de Audiotonix que están en Epicor ahora cuentan los ciclos. Finnon reconoció, “La disciplina que viene con el uso de una solución ERP madura crea mejores procesos y mayor precisión.”
Además de Epicor Mobile Warehouse, Audiotonix ha adoptado varios módulos para ampliar y mejorar los beneficios de Epicor Kinetic implementado en la nube.
Por ejemplo, Epicor Data Analytics (EDA) se ha implementado para las ventas y la información operativa. El equipo de Finnon utiliza la capacidad de crear una copia en tiempo real de la base de datos de Audiotonix y extraer datos en cualquier forma que la empresa necesite e introducirlos en la herramienta de análisis. Finnon reveló: “EDA permite a nuestros equipos de ventas acceder a los datos y clasificarlos o restringirlos por marca de forma muy rápida y sencilla. Podemos crear un modelo único e identificar quién puede ver qué marca. Esto nos ha permitido hacernos cargo de todos nuestros modelos de datos y gestionarlos de una forma extraordinariamente sencilla y fluida.”
“Nos hemos vuelto autosuficientes y controlamos nuestros datos. Si alguien nos pide una vista determinada, podemos desglosar rápida y eficientemente los KPI y ofrecer exactamente lo que se necesita.”
Otro ejemplo es Epicor Enterprise Content Management (Epicor ECM), que le da a la empresa la capacidad de almacenar en el sistema documentos como notas de envío, términos y condiciones y materiales dirigidos al cliente. “Epicor ECM ha acelerado nuestra iniciativa para reducir o eliminar los rastros de papel y nos ha dado un repositorio único”, dijo Finnon. Citó un ejemplo: “Cada máquina se ejecuta en un banco de pruebas antes de su envío, lo que brinda información de diagnóstico. Con Epicor ECM, esos archivos de prueba se adjuntan al número de serie del producto, de modo que si alguna vez hay un problema de soporte, nuestros ingenieros de servicio pueden acceder fácilmente a los diagnósticos iniciales de fábrica.”
El simple hecho de estar en la nube, y en la nube Azure en particular, ofrece muchas ganancias de sustentabilidad. . . Además, tener a Epicor en la nube nos mantiene actualizados en cuanto a características y capacidades, así como en áreas como gobernabilidad y seguridad que cambian continuamente.
El siguiente módulo es Epicor Automation Studio, que se integrará con Zendesk. Hoy en día, el soporte al cliente se gestiona con Zendesk. Si un cliente reporta un problema, se levanta un ticket en Zendesk y si se necesita un reemplazo o RMA, la información necesita ser duplicada en Epicor. “Con Epicor Automation Studio, Zendesk y Epicor hablarán entre sí, eliminando la necesidad de duplicar la entrada de datos”, explicó Finnon.
Continuó, “Vemos muchos otros beneficios potenciales con Epicor Automation Studio. Por ejemplo, recibimos un alto volumen de productos de fabricantes externos, miles de piezas, cada una con su propio número de serie. Hoy en día, es un proceso manual para obtener esos números en el sistema. Epicor Automation Studio automatizará ese proceso y ahorrará muchas horas de trabajo.”
De este modo, los empleados de Audiotonix pueden dedicar más tiempo a atender las necesidades de los clientes y ofrecerles una experiencia posventa mucho más fluida.
Más allá de los beneficios que Epicor Kinetic puede ofrecer, la implementación en la nube ha generado beneficios adicionales. Uno de los principales es el apoyo a las iniciativas de sustentabilidad de Audiotonix, un enfoque clave para Audiotonix. Como ejemplo, Finnon citó que varias de las plantas de producción de la compañía están equipadas con paneles solares, ahorrando aproximadamente 35% en el consumo de energía.
Finnon afirmó: “El simple hecho de estar en la nube, y en la nube de Azure en particular, ofrece muchos beneficios en materia de sostenibilidad. No necesitamos contar con hardware en las instalaciones, lo que elimina todos los gastos generales que conlleva tener una presencia local.”
“Además, tener Epicor en la nube nos mantiene actualizados en cuanto a características y capacidades”, agregó. “Ejecutar versiones actuales de cualquier sistema ERP es siempre una buena práctica, simplemente porque la tecnología subyacente, los mandatos de gobierno y las credenciales de seguridad evolucionan continuamente. Tener la última versión en la nube realmente nos hace progresar”.
Epicor Kinetic permite además la armonía entre los procesos estandarizados y la agilidad para satisfacer las necesidades discretas del negocio. Finnon explicó: “Al principio desarrollamos un plan de procesos comunes para que cada uno de nuestros negocios los siguiera dentro de las restricciones de la solución de Epicor. Sin embargo, todos presentan retos y necesidades ligeramente diferentes. Como conjunto de herramientas, Epicor Kinetic nos da la flexibilidad para ajustarnos a esas necesidades específicas”.
Y, si el equipo de Audiotonix alguna vez se encuentra con algún problema, el galardonado soporte de Epicor está a sólo un clic o una llamada de distancia. "Estamos directamente con Epicor desde una perspectiva de soporte y tengo que decir que el soporte es excelente. Es realmente bueno. El sistema de soporte, EpiCare es también muy bueno" dijo Finnon.
Concluyó: “En un reciente evento de usuarios, compartía lo estupendo que es que no tengamos que gestionar el sistema, probar las actualizaciones o preocuparnos por la infraestructura. Es una gran ventaja.”
